Regulament de participare la Swimathon București 2024

1. Cadrul general de desfășurare Swimathon București

Swimathon este o campanie de atragere de fonduri pentru proiecte din comunitatea locală. Este un mecanism prin care comunitatea interacţionează şi se implică să strângă fonduri pentru proiectele pe care le consideră relevante.

Înotătorii-fundraiseri înscriși în acest eveniment aleg un proiect pe care îl susțin și adună cât mai mulți susținători care îi sprijină prin donații. Susținătorii fac donații astfel susținând variile campanii derulate de către înotătorii-fundraiseri în beneficiul proiectelor participante.

Donațiile pot fi făcute în RON, de ex: 80 lei, 105 lei, 147 lei, 200 lei sau orice altă sumă dorită. Donațiile în alte monede pot fi făcute cu cardul și vor fi înregistrate în platformă sub forma echivalentului lor în RON; tranzacția și suma finală fiind conform politicilor de schimb între băncile procesatoare, cât și a cursului valutar disponibil din ziua tranzacției.

Fondurile strânse vor fi direcționate de către Fundația Comunitară București către organizațiile sau grupurile de inițiativă participante, care și-au înscris proiectele, pe baza unui contract de finanțare nerambursabil. Finanțările vor fi acordate după încheierea procesului de strângere de fonduri, calendarul final fiind agreat cu fiecare proiect în parte.

Proiectele care vor participa la Swimathon București 2024 aplică pentru participare, iar un juriu extern, desemnat de Fundația Comunitară București, va alege proiectele care vor participa la edțtia 2024.

Fiecare proiect ales va plăti o taxă de înscriere în valoare de 250 de lei către Fundația Comunitară București. De asemenea, organizatorul va reține un procent din totalul strâns pentru fiecare proiect, pentru acoperirea unei părți din costurile de organizare după cum urmează:

• pentru sumele strânse până la 10.000 de lei pe proiect, procentul este de 10%
• pentru sumele strânse care depășesc 10.000 de lei pe proiect procentul este de 8%
• pentru sumele strânse peste 100.000 de lei pe proiect procentul este de 6%
• Atenție: sumelor strânse între 10.001 și 99.999 lei pe proiect li se va aplica procentul de 8%; iar ce depaseste 100.000 de lei va avea procentul de 6%

Pentru cazul în care un proiect nu reușește să strângă 10.000 de lei, organizatorul își rezervă dreptul de a reține o taxă fixă de 1.000 de lei pentru acoperirea unei părți din costurile de organizare a proiectului.

Procentul reținut de către organizator are ca scop acoperirea parțială a cheltuielilor de organizare a Swimathon București, de tipul:

• cheltuieli administrative pentru remunerația echipei de bază Swimathon București
• cheltuieli asociate activităților de comunicare a programului
• cheltuieli tehnice de administrare și funcționare a https://swimathonbucuresti.ro/  
• cheltuieli de organizare a evenimentului de la bazin etc.

Obiectivul financiar minim pentru fiecare proiect înscris este de 10.000 lei indiferent de numărul de înotători-fundraiseri înscriși (individuali sau în echipă, virtuali sau înotători și la evenimentul de la bazin). Obiectivul financiar minim de strângere de fonduri pentru fiecare înotător-fundraiser înscris este de 1.000 lei.

Pentru fiecare proiect, se vor putea înscrie minimum 10 înotători-fundraiseri care vor putea acționa individual sau în echipe. O echipă este alcătuită din minimum 2, respectiv maximum 5 înotatori-fundraiseri. Atenție! Fiecare proiect participant are responsabilitatea de a atrage cel puțin o echipă completă sau 5 înotători-fundraiseri individuali care vor înota la evenimentul de la bazin.

Pentru a sublinia rolul înotătorului-fundraiser în cadrul Swimathon București, fiecare înotător-fundraiser va achita în momentul înscrierii către organizator (Fundația Comunitară București) suma minimă de 80 de lei; această sumă reprezintă prima donație care va intra în contul proiectului pe care înotătorul-fundraiser îl susține. În cazul neachitării celor min. 80 de lei/înotător-fundraiser ca parte integrantă din procesul de înscriere (prin mijloacele puse la dispoziție pe swimathonbucuresti.ro) înscrierea va fi considerată nefinalizată și va fi anulată după 3 zile lucrătoare.   

Pentru mai multe detalii, vă rugăm să consultați regulamentul integral (în continuare, mai jos).

Mult succes!

Miruna Nichita
Manager Program la Fundația Comunitară București
Email miruna [at] fundatiacomunitarabucuresti.ro  
swimathonbucuresti.ro 
Mult succes!

2. Regulament înscriere și participare proiecte

Cine poate înscrie proiecte?

Pot înscrie proiecte la Swimathon București 2024, urmând să strângă fonduri pentru acestea, următoarele categorii: organizații non-profit și grupuri de inițiativă.

Criterii de selecție proiecte

Organizații non-profit și grupuri de inițiativă, care:

• au o comunitate activă, care îi susține și îi promovează
• au capacitatea de a derula o campanie amplă de strângere de fonduri în vederea atingerii obiectivelor financiare propuse (min. 10.000 de lei)
• au capacitatea de a atrage minimum 10 înotători-fundraiseri (individuali sau repartizați în echipă, virtuali sau înotători și la evenimentul de la bazin)
• o echipă este alcătuită din minimum 2, respectiv maximum 5 înotatori-fundraiseri
• Fiecare proiect participant are responsabilitatea de a atrage cel puțin o echipă completă sau 5 înotători-fundraiseri individuali care vor înota și la evenimentul de la bazin.

Etapa 1 – Înscrierea de proiecte:

Organizațiile sau grupurile de inițiativă vor înscrie câte un proiect pe https://swimathonbucuresti.ro/    

Pentru a putea înscrie un proiect este necesară crearea unui cont de utilizator. Dacă există deja creat un cont de utilizator (de la edițiile anterioare) se folosește contul deja existent.

După activarea contului, utilizatorul se va loga în contul aferent si va înscrie un proiect folosind butonul << Crează proiect nou >> și urmărind pașii de pe ecran.

Formularul de înscriere proiecte va fi completat în limba română până la data limita specificată în calendarul oficial. Este necesar să fie completat integral, la toate secțiunile sale (acolo unde o secțiune nu se aplică se va face mențiunea N/A).

După completarea tuturor câmpurilor, formularul poate fi:

1. Salvat pentru a fi editat ulterior înainte de a fi trimis în jurizare (Atenție! Proiectele trebuie finalizate și trimise în jurizare prin platformă până cel târziu la data de 13 februarie 2024!)

sau

• Trimis, caz în care proiectul este considerat finalizat și trimis către jurizare, nemaiputând fi editat.

Etapa 2 – Jurizare proiecte:

Un juriu extern nominalizat de către Fundația Comunitară București va evalua și selecta din totalul proiectelor înscrise proiectele participante la ediția Swimathon București 2024.

Selectăm proiecte care:

• nu realizează activități de natură politică;
• nu realizează activități sau susțin cauze care aduc atingere sau discriminează pe considerente de etnie, rasă, sex, orientare sexuală, religie, capacități fizice și/sau psihice sau apartenența la una sau mai multe categorii sociale și/sau economice;
• nu sprijină direct sau indirect activități sau organizații teroriste și/sau de crimă organizată;
• aduc un plus de valoare comunității locale în care își desfășoară activitățile;
• se adresează unor grupuri diverse de beneficiari din comunitatea locală;
• stimulează interacțiunea dintre membrii comunității;
• prevăd un buget clar și realist;
• strâng fonduri pentru activități din calendarul 2024+
• pot fi atât proiecte existente care și-au dovedit deja eficiența, cât și proiecte noi care au o justificare bine construită, corelată cu realitatea beneficiarilor direcți și indirecți. Sunt încurajate proiectele care abordează soluții pe termen mai lung;
• produc rezultate concrete, relevante pentru comunitățile din București și Ilfov, care pot continua și după finalizarea perioadei de finanțare.

Un proiect poate devein vizibil pe website doar după încheierea procesului de selecție și doar în cazul în care a fost aprobat ca proiect participant la ediția 2024.

Etapa 3 – Anunț proiecte participante: Fundația Comunitară București va anunța lista proiectelor participante prin canalele de comunicare disponibile și pe https://swimathonbucuresti.ro/  conform calendarului oficial.

Etapa 4 – Întâlnire proiecte participante: Fundația Comunitară București va organiza împreună cu reprezentanții proiectelor participante o întâlnire de cunoaștere și stabilire a priorităților comune pentru ediția 2024. Fiecare proiect participant va desemna și avea la întâlnire cel puțin un reprezentant. În 2024 această întâlnire va avea loc fizic, în București.

Pe cât posibil, reprezentantul care a participat la întâlnire din partea proiectului va fi și persoana de contact pentru organizator și va avea rolul de responsabil proiect pe durata participării la Swimathon București 2024. Pe lângă responsabilitățile administrative în relație cu organizatorul, responsabilul de proiect va avea și rol de coordonare și gestionare a tuturor problematicilor legate de echipele de înotători-fundraiseri, donatori și donații în context Swimathon București.

Pentru a ajuta și oferi suport responsabilului de proiect pe parcursul desfășurării Swimathon București 2024, organizatorul va desemna din cadrul echipei sale interne o persoană dedicată (buddy). Buddy-ul va interacționa periodic cu responsabilul de proiect pentru a identifica posibile probleme și pentru a găsi împreună soluții. În egala măsură, rolul buddy-ului este de suport, dar și de a identifica cazuri de bune practici, de a comunica idei și practici care pot îmbunătății experiența și rezultatele proiectului participant. 

3. Regulament înscriere și participare înotătorilor-fundraiseri

Înscrierea înotătorilor-fundraiseri:

Înotătorii-fundraiseri se vor înscrie individual sau în cadrul unei echipe pe platforma https://swimathonbucuresti.ro/  

Atenție! Obiectivul financiar minim de strângere de fonduri pentru fiecare înotător-fundraiser înscris este de 1.000 lei.

O echipă poate fi formată din minimum 2 și maximum 5 înotători-fundraiseri, pentru a reprezenta și susține un proiect.

Atenție! Fiecare proiect participant are responsabilitatea de a atrage cel puțin o echipă completă sau 5 înotători-fundraiseri individuali care vor înota la evenimentul de la bazin.

Înotătorii-fundraiseri pot decide să participe în campania de strângere de fonduri ca:

1. Înotătorii-fundraiseri virtuali, adică pe întreaga perioadă a campaniei de strângere de donații își vor desfășură activitățile online; totodată, înotătorii-fundraiseri virtuali sunt acele persoane care nu doresc să înoate la bazin, în ziua evenimentului Swimathon București 2024;
2. Înotătorii-fundraiseri care își doresc să înoate și la bazin. Această opțiune va fi exprimată încă de la înscriere, prin formularul de înscriere (vedeți detalii mai jos). Acești înotătorii-fundraiseri vor participa și contribui la campania de strângere de fonduri în egala măsură, strângând fonduri pentru proiectul susținut. În plus, față de înotătorii-fundraiseri virtuali, aceștia vor avea posibilitatea să înoate la bazin, în ziua evenimentului Swimathon București 2024;
3. Atenție! Deoarece evenimentul de la bazin este un eveniment de comunitate la care proiectele, beneficiarii și susținătorii lor se întâlnesc, înotătorii-fundraiseri virtuali sunt invitați să nu stea de-o parte, ci să ni se alăture din tribune, să își susțină prietenii și cunoscuții care înoată cu aplauze, încurajări și voie bună (vezi detalii pg.11 – Galerie).

În momentul înscrierii, fiecare înotător-fundraiser va opta pentru varianta de a participa sau nu în cadrul evenimentului de la bazin în calitate de înotător (fizic). Atenție! În baza informației furnizate în formularul de înscriere organizatorul va pregăti evenimentul de la bazin, inclusiv va stabili numărul de locuri disponibile, intervalele orare de înot, numărul de zile de desfășurare etc. Completarea incorectă a acestei opțiuni la înscriere atrage după sine posibilități limitate de participare ca înotător fizic la bazin. Prioritate de înot la bazin vor avea înotătorii-fundraiseri care și-au exprimat dorința de participare în momentul înscrierii, prin formularul de înscriere pus la dispoziție pe https://swimathonbucuresti.ro/

După încheierea perioadei de înscriere a înotătorilor-fundraiseri nu se mai pot opera modificări asupra opțiunilor de înscriere a înotătorilor-fundraiseri. 

Pentru a sublinia rolul înotătorului-fundraiser în cadrul Swimathon București, fiecare înotător-fundraiser va achita în momentul înscrierii către Organizator (Fundația Comunitară București) suma minimă de 80 de lei; această sumă reprezintă prima donație care va intra în contul proiectului pe care înotătorul-fundraiser îl susține. În cazul neachitării celor min. 80 de lei/înotător-fundraiser, ca parte integranta din procesul de înscriere (prin mijloacele puse la dispoziție pe https://swimathonbucuresti.ro/), înscrierea va fi considerată nefinalizată și va fi anulată după 3 zile lucrătoare.   

Fiecare echipă de înotători-fundraiseri va desemna un coordonator de echipă; coordonatorul va fi desemnat de către membrii echipei din rândurile lor; atât echipa de înotători-fundraiseri, cât și coordonatorul de echipă vor fi înscriși pe platformă, în momentul înscrierii echipei pe https://swimathonbucuresti.ro/  

Rolul coordonatorului de echipă este:

• de a comunica cu reprezentantul proiectului susținut, cu înotătorii-fundraiseri din echipă, cât și cu organizatorul;
• de coordonare a echipei în toate aspectele legate de campania de donații: atingerea de către echipă a obiectivului de strângere de fonduri, suport în motivarea echipei pe perioada campaniei etc;
• pentru echipele care au înotători-fundraiseri care și-au exprimat la înscriere dorința de a înota și fizic, la bazin, în ziua evenimentului, coordonatorul de echipă se va ocupa de alocarea înotătorilor în bazin, adică alegerea intervalului orar de înot și a culoarului pentru co-echipierii săi. Cu aproximativ 2 săptămâni înainte de evenimentul de la bazin, organizatorul va pune la dispoziție pe https://swimathonbucuresti.ro/ un sistem de alocare de tip check-in unde coordonatorii (în baza informațiilor primite de la co-echipieri) vor putea face alocarea;
• în cazul înscrierilor individuale, înotătorul-fundraiser individual este considerat propriul coordinator.

La Swimathon București se pot înscrie pe https://swimathonbucuresti.ro/ și înotători-fundraiseri minori (individual sau în cadrul unei echipe). Toate responsabilitățile și drepturile înotătorului-fundraiser minor sunt identice cu cele ale unui înotător-fundraiser adult: obiectiv minim de strângere de donații – 1000 de lei/ persoană, achitarea sumei de 80 de lei ca parte integrantă din procesul de înscriere, posibilitatea participării la evenimentul de înot de la bazin (dacă a optat pentru această variantă la înscriere) etc.

În cazul în care înotătorul-fundraiser minor dorește să participle și la evenimentul de la bazin (conform înscrierii), pentru a putea înota, se va solicita la adresa miruna@fundatiacomunitarabucuresti.ro “Declarația pe proprie răspundere”. După ce declarația va fi completată și semnată de părinte/tutorele legal, aceasta trebuie trimisă la aceeași adresă de email, până cel târziu la 10 iunie 2024. Alternativ poate fi adusă în original și la bazin, în ziua evenimentului. Fară această declarație înotătorul-fundraiser minor nu poate intra în bazin pentru a înota. 

Atenție: înotătorii-fundraiseri minori care doresc să înoate la eveniment trebuie să fie apți din punct de vedere fizic să parcurgă fară ajutor sau acompaniere în bazin a unei distanțe de minim 50 de metri (o lungime de bazin). Pentru siguranța sa, înotătorul-fundraiser minor poate folosi dispozitive de ajutor de tip colac, aripioare de înot etc.

4. Regulament donații și campanie de strângere de fonduri

Obiectivul financiar minim pentru fiecare proiect înscris este de 10.000 lei indiferent de numărul de înotători-fundraiseri înscriși (individuali sau în echipă). Obiectivul financiar minim de strângere de fonduri pentru fiecare înotător-fundraiser înscris este de 1.000 lei. Donatorii vor fi atrași în urma campaniilor derulate de către înotătorii-fundraiseri și de organizațiile/ proiectele participante.

Donatorii vor oferi sume fixe pentru susținerea înotătorului-fundraiser, a echipei sau a proiectului favorit (de ex.: 50, 80, 100, 200 de lei sau orice altă sumă dorită, de ex: 47, 135, 289 de lei). Donațiile în alte monede pot fi făcute cu cardul și vor fi înregistrate în platformă sub forma echivalentului lor în RON; tranzacția și suma finală fiind conform politicilor de schimb între băncile procesatoare, cât și a cursului valutar disponibil din ziua tranzacției.

Donațiile vor fi făcute prin intermediul platformei https://swimathonbucuresti.ro/ , donatorii completând un formular (angajament de plată). Donațiile promise prin angajamentele de plată vor fi achitate de către donatori până cel târziu la data de 21 iunie 2024. Donatorii pot opta să susțină unul sau mai mulți înotători-fundraiseri, unul sau mai multe proiecte participante.

Donațiile vor fi făcute direct către Fundația Comunitară București prin următoarele modalitățile de plată:

A. Plata online cu cardul (prin MobilPay) prin platforma https://swimathonbucuresti.ro/  

și/sau

B. Prin transfer bancar - angajament de plată – în contul bancar:

Fundația Comunitară București

CUI 29472532

Cont IBAN RO82 BACX 0000 0006 8633 0004, Banca Unicredit Bank, sucursala Domenii, București cu mențiunea “Donație echipa/ înotătorul _____________________”, până cel târziu la 21 iunie 2024

Atenție! Donațiile făcute cu cardul (prin MobilPay) devin vizibile pe website doar dacă acestea au fost procesate corect, adică plata a fost făcută cu success. În mod normal, o donație realizată cu success devine vizibilă pe website aproape instant.

Atenție! Donațiile făcute prin transfer bancar nu devin vizibile imediat după completarea formularului de donație. Donația prin transfer bancar va apărea pe website doar după ce donatorul a făcut plata în contul Fundației Comunitare București (vedeți datele bancare mai sus), iar banca a procesat transferul. În general, donațiile prin transfer bancar, dacă au fost procesate cu success, vor apărea pe website după aprox 24 de ore.

La solicitare, persoanele juridice pot încheia un contract de sponsorizare pentru suma donată.

Fundația Comunitară București va centraliza donațiile și angajamentele de plată și va trimite participanților informări periodice privind sumele strânse prin https://swimathonbucuresti.ro/   În a 2-a parte a lunii iulie, Fundația Comunitară București va furniza o situație actualizată a sumelor strânse și va vira donațiile primite de fiecare proiect în parte, în cel mai scurt timp de la eveniment, dar nu mai târziu de 15 septembrie 2024.

Altele

Pentru stimularea campaniilor de strângere de fonduri și suportul creativ al înotătorilor-fundraiseri, aceștia vor primi periodic, de la organizator, provocări virtuale pe care sunt invitați să le îndeplinească. Strângerea de fonduri nu este limitată și/sau nu depinde în nici un fel de îndeplinirea acestor provocări virtuale. Înotătorii-fundariseri (cât și proiectele) sunt încurajați să abordeze metodele pe care le consideră oportune pentru a-și atinge obiectivele de strângere de donații stabilite.

În funcție de sponsorii finali Swimathon București, organizatorul poate decide acordarea unor premii precum:

• premiu pentru înotătorul-fundraiser sau echipa care a strâns cea mai mare sumă de bani
• premiu pentru înotătorul-fundraiser sau echipa care a avut cel mai mare număr de donator

5. Termeni și condiții Swimathon București

5.1 Proiectele selectate și participante la ediția 2024 Swimathon București vor fi de acord cu următoarele:

• regulamentul de participare la Swimathon București 2024;
• plata taxei individuale de 250 de lei per proiect, conform Cadrului General de desfășurare Swimathon București, până cel târziu la 29 martie 2024;
• procentul reținut de către organizator din totalul strâns pentru fiecare proiect, pentru acoperirea unei părți din costurile de organizare, după cum urmează:
  • pentru sumele strânse până la 10.000 de lei pe proiect, procentul este de 10%
  • pentru sumele strânse care depășesc 10.000 de lei pe proiect procentul este de 8%
  • pentru sumele strânse peste 100.000 de lei pe proiect procentul este de 6%
  • Atenție: sumelor strânse între 10.001 și 99.999 lei pe proiect li se va aplica procentul de 8%; iar ce depaseste 100.000 de lei va avea procentul de 6%
  • De exemplu, un proiect care înscrie 12 înotătorii-fundraiseri va avea ca obiectiv strângerea unui total de 12.000 de lei; indiferent de performanța individual sau din cadrul echipei dacă suma strânsa este de 10.001 lei sau mai mult, procentul aplicat va fi de 8%.;
  • în cazul în care, un proiect nu reușește să strângă 10.000 de lei, organizatorul își rezervă dreptul de a reține o taxă fixă de 1.000 de lei pentru acoperirea unei părți din costurile de organizare a evenimentului;
• fiecare proiect va înscrie minimum 10 înotători-fundraiseri care vor putea acționa individual sau în echipe. O echipă este alcătuită din minimum 2, respectiv maximum 5 înotatori-fundraiseri;
• Atenție! Fiecare proiect participant are responsabilitatea de a atrage cel puțin o echipă completă sau 5 înotători-fundraiseri individuali care vor înota la evenimentul de la bazin;
• Pentru a sublinia rolul înotătorului-fundraiser în cadrul Swimathon București, fiecare înotător-fundraiser va achita în momentul înscrierii către organizator (Fundația Comunitară București) suma minimă de 80 de lei; această sumă reprezintă prima donație care va intra în contul proiectului pe care înotătorul-fundraiser îl susține. În cazul neachitării celor min. 80 de lei/înotător-fundraiser ca parte integrantă din procesul de înscriere (prin mijloacele puse la dispoziție pe https://swimathonbucuresti.ro/) înscrierea va fi considerată nefinalizată și va fi anulată după 3 zile lucrătoare;  
• în timpul și/sau după încheierea campaniei de strângere de fonduri, Fundația Comunitară București va pune la dispoziția proiectelor datele personale ale donatorilor doar dacă donatorul și-a exprimat acordul cu privire la acest aspect;
• datele de contact (înotători-fundraiseri și donatori) vor fi păstrate pentru uzul intern al Fundației Comunitare București, doar în legătură cu comunicarea Swimathon București, și nu vor fi transmise unei terțe părți, fără acordul lor.

5.2 Înscriindu-se pe https://swimathonbucuresti.ro/ înotătorii-fundraiseri vor fi de acord cu următoarele:

• regulamentul de participare la Swimathon București 2024;
• punerea datelor de contact (adresă corespondență, nume complet, email și număr de telefon) la dispoziția organizatorului. Datele de contact vor fi păstrate pentru uzul intern al Fundației Comunitare București, doar în legătură cu comunicarea Swimathon București și nu vor fi transmise unei terțe părți, fără acordul înotătorului-fundraiser;
• reținerea unui procent din totalul sumelor strânse în urma campaniei, conform Cadrului General de desfășurare Swimathon București;
• plata sumei de min. 80 de lei per înotător-fundraiser în momentul înscrierii reprezentând prima donație către proiectul pe susținut. În cazul neachitării celor min. 80 de lei/înotător-fundraiser ca parte integrantă din procesul de înscriere (prin mijloacele puse la dispoziție pe https://swimathonbucuresti.ro/), înotător-fundraiser își asumă faptul că înscrierea va fi considerată nefinalizată și va fi anulată după 3 zile lucrătoare.    

5.3 Făcând o donație pe https://swimathonbucuresti.ro/ donatorii vor fi de acord cu următoarele:

• regulamentul de participare la Swimathon București 2024;
• suma donată va fi direcționată sub forma unei finanțări spre proiectul susținut prin intermediul Fundației Comunitare București;
• reținerea unui procent din totalul sumelor strânse în urma campaniei, conform Cadrului General de desfășurare Swimathon București;
• punerea datelor de contact (nume complet, email și număr de telefon) la dispoziția organizatorului; datele de contact vor fi păstrate pentru uzul intern al Fundației Comunitare București și nu vor fi transmise unei terțe părți, fără acordul donatorului.

6. Regulamentul evenimentului de înot de la bazin

Fundația Comunitară București ia în calcul și organizarea unui eveniment de comunitate, o întâlnire fizică cu tematică sportivă – înot. Regulamentul prezentat în cele ce urmează pleacă de la premisa că organizarea unui astfel de eveniment va fi posibilă conform calendarului și formatului descris si nu vor exista cazuri de forță majoră (crize sanitare, umanitare, conflicte civile sau armate etc). Dacă va fi cazul, modificările aduse calendarului, formatului de eveniment sau regulamentului de participare vor fi anunțate de către organizator în cel mai scurt timp prin canalele sale oficiale și publice.

Cine poate înota la evenimentul de înot de la bazin?

La eveniment pot participa doar persoanele care întrunesc cumulativ următoarele criterii:

1. Înotătorii-fundrasieri care și-au exprimat dorință de a înotă încă de la înscriere, prin completarea corectă a formularului de înscriere;
2. Înotători-fundraiseri înscriși prin https://swimathonbucuresti.ro/
3. Înotători-fundraiseri care și-au achitat integral taxa de înscriere de min. 80 de lei (prima dontie făcută pentru proiectul susținut);
4. Înotători-fundraiseri care au participat activ la campania de strângere de fonduri și au atras donații pentru proiectul susținut;
5. Înotătorii-fundraiseri care și-au făcut check-in-ul (cu ajutorul coordonatorului de echipă sau ei înșiși) în termenele limită puse la dispoziție de către organizator;
6. Înotători-fundraiseri apți din punct de vedere fizic să parcurgă fară ajutor sau acompaniere în bazin a unei distanțe de minim 50 de metri (o lungime de bazin). Pentru siguranța sa, înotătorul-fundraiser poate folosi dispozitive de ajutor de tip colac, plută ajutătoare etc.

Cum se face alocarea în bazin?

• pentru echipele care au înotători-fundraiseri care și-au exprimat la înscriere dorința de a înota și fizic, la bazin, în ziua evenimentului, coordonatorul de echipă se va ocupa de alocarea înotătorilor în bazin, adică alegerea intervalului orar de înot și a culoarului pentru co-echipierii săi;
• Cu aproximativ 2 săptămâni înainte de evenimentul de la bazin, organizatorul va pune la dispoziție pe https://swimathonbucuresti.ro/ un sistem de alocare de tip check-in unde coordonatorii (în baza informațiilor primite de la co-echipieri) vor putea face alocarea;
• în cazul înscrierilor individuale, înotătorul-fundraiser individual este considerat propriul coordinator și își va face singur alocarea;
• Atenție! Alocarea în bazin prin sistemul check-in se face pe sistemul “primul venit, primul servit” și este un proces ce intra în responsabilitatea înotătorilor-fundraiseri doritori să participe la evenimentul de la bazin. În cazul în care un înotător-fundraiser (direct sau cu ajutorul coordonatorului de echipă) nu și-a făcut check-in-ul în termenele limită communicate de către organizator, acesta nu va putea să înoate la eveniment;
• De știut că organizatorul își rezervă dreptul de a interveni în schema alocărilor din bazin pentru găsirea de soluții pentru cazuri și solicitări speciale. De exemplu: alocarea de culoare exterioare pentru echipele de minori, alocarea pe culoare special amenajate a persoanelor cu dizabilități motorii sau de altă natură etc.
• Atenție! Deoarece Swimathon București este un eveniment de comunitate, organizatorul încurajează înotătorii-fundraiseri individuali, cât și înotătorii-fundraiseri din echipe în care nu toți co-echipeirii doresc să înoate să opteze și să accepte posibilitatea de a înota pe același culoar, în același interval orar, și cu alti înotători-fundariseri din alte echipe/care susțin alte proiecte
• Prin ocuparea integrală a unui culoar (un max. de 5 înotători-fundraiseri pe parcursul unei serii de înot) ajutați ca un număr cât mai mare de înotători doritori să înoate să aibă posibilitatea să participle la eveniment. Evenimentul de la bazin este limitat în timp și spațiu – 10 culoare de înot per serie, 8 intervale de înot pe zi și maximum de 2 zile de eveniment.
• Cum adică? De exemplu:
  • Cazul A: Irina este înscrisă ca înotătoare-fundraiser indviduală și și-a exprimat dorința de a înotă la bazin prin formularul de înscriere. Când se deschide check-in-ul pentru alocarea în bazin, în loc să aleagă să înoate doar ea singură pe un culoar, timp de 45 de minute, alege un culoar unde se alătură altor înotători individuali/din alte echipe, astfel pe culoarul și intervalul de timp alese Irina va înota alături de alți patru înotători-fundraiseri [maximum de înotători-fundraiseri care pot înota pe un culoar, pe parcursul unui interval orar (45 minute), este de 5 persoane]
  • Cazul B: Mihai și Ovidiu s-au înscris la Swimathon București împreună cu alți trei prieteni într-o echipă care susține proiectul X. La înscriere doar Mihai și Ovidiu și-au exprimat dorința de a înota la bazin. Când se deschide check-in-ul pentru alocarea în bazin, în loc să aleagă să înoate doar ei doi pe un culoar timp de 45 de minute, Mihai și Ovidiu aleg un culoar unde se alătură altor înotători individuali/din alte echipe, astfel pe culoarul și intervalul de timp alese Mihai și Ovidiu vor înota alaturi de alti trei înotători-fundraiseri [maximum de înotători-fundraiseri care pot înotă pe un culoar, pe parcursul unui interval orar (45 minute), este de 5 persoane].
• Care sunt avantajele de a înota alături de alții? ♥
• Ești mărinimos și oferi posibilitatea ca un număr cât mai mare de înotători să aibă posibilitatea să participle la eveniment. Evenimentul de la bazin este limitat în timp și spațiu – 10 culoare de înot per serie, 8 intervale de înot pe zi și un maxim de 2 zile de eveniment.
• În echipa extinsă aveți mai multe șanse să înotați un număr și mai mare de lungimi de bazin, astfel la finalul seriei puteți fi desemnați câștigători și primi un premiu pentru echipa a cărei înotători au înotat cele mai multe lungimi de bazin.
• Ai posibilitatea de a cunoaște și de a te distra alături de alte persoane care la fel ca tine fac valuri de bine pentru ca nouă tuturor să ne fie un pic mai bine J

Reguli de participare la evenimentul de la bazin? Cum se înoată?

Indiferent dacă va exista o singură zi sau vor fi două zile de eveniment, desfășurarea seriilor de înot va fi identica și se vor desfășura succesiv până la încheierea evenimentului.

Toți înotătorii-fundraiseri care îndeplinesc condițiile de participare (vezi mai sus secțiunea << Cine poate participa la evenimentul de înot de la bazin?>>) se vor prezenta la bazin în ziua evenimentului cu aprox. 40-45 de minute înainte de ora de start a intervalului de înot ales pentru:

• a-și anunța prezența la mesele de înregistrare înotători-fundraiseri;
• a semna declarația pe proprie răspundere, document fară de care nu poate înota în cadrul evenimentului;
• a intra în posesia kit-ului de participare;
• a avea timp să se schimbe în echipament de înot;
• a face dușul de dinainte de intrarea în bazin;
• a participa la câteva minute de încălzire alături de un antrenor, înainte de a intra în bazin; 
• a avea timp să intre în atmosferă, să salute publicul și să schimbe două-trei vorbe cu co-echipierii de pe același culoar.

Atenție! Înotătorii-fundraiseri participanți la eveniment și alocați în bazin prin sistemul de check-in nu mai pot fi înlocuiți după închiderea procesului de check-in. De asemenea, înotătorii-fundraiseri participanți la evenimentul de înot nu pot fi înlocuiți la fața locului de către un alt înotător-fundraiser (sau altă persoană din afara celor înscrise ca înotători-fundraiseri pe https://swimathonbucuresti.ro/)

Cum se desfășoară o serie de înot?

• Fiecare serie de înot începe la ora fixă și durează 45 de minute; de exemplu: seria 1 începe la ora 9:00 și se încheie la ora 9:45; seria a 2-a începe la ora 10:00 și se încheie la ora 10:45 și tot așa.
• La oră fixă startul va fi anunțat cu ajutorul unui fluier. Începând cu acest moment înotătorii-fundraiseri au la dispoziție 45 de minute pentru a înota.
• Într-un interval orar, pe fiecare culoar de înot vor înota un maximum de 5 înotători.
• Există 10 culoare de înot disponibile, numerotate de la 0 la 9. Fiecare culoar de înot are o lungime totală, de la un capăt la celălalt, de 50 de metri.
• Se va înota tip ștafetă, adică intra un înotător, iese un alt înotător. Frecvența de rotație a înotătorilor în bazin, timpul petrecut în bazin de către fiecare înotător, stilul de înot și tipul de start (din apă sau de pe block start) sunt aspect ce vor fi stabilite între înotătorii de pe același culoar de înot.
• Atenție! În același timp pe un culoar poate înota un singur înotător; nu este permis înotul pe același culoar în paralel, în tandem, unul în spatele/față altuia etc. Se va înota tip ștafetă.
• Un înotător are dreptul de a înota doar într-un singur interval de înot. Un înotător nu poate înota de mai multe ori pe parcursul evenimentului pe unul sau mai multe culoare, pentru unul sau mai multe proiecte.
• Pentru a contoriza numărul de lungimi de bazin parcurse de înotătorii de pe un culoar, în intervalul celor 45 de minute, organizatorul va desemna un voluntar care va face numărătoarea. O lungime de bazin este distanța integrală parcursă înot între cele două capete de bazin, adică 50 de metri.
• La finalul celor 45 de minute de înot va fi anunțat public numărul cel mai mare de lungimi de bazin parcurse de înotători pe unul din cele 10 culoare. Înotătorii de pe culoarul cu cele mai multe lungimi de bazin înotate vor fi premiați pentru efortul lor comun.

Între fiecare serie de înot există o pauză de 15 minute. În cele 15 minute disponibile înotătorii care tocmai și-au încheiat sesiunea de înot vor fi invitați la panou pentru a li se înmână medaliile și a face fotografii împreună cu co-echipierii. În paralel, înotătorii care se pregătesc să ia startul vor face încălzirea alături de un antrenor, după care vor avea ocazia să intre în atmosferă și să facă ultimele ajustări de strategie împreună cu co-echipierii de pe același culoar.

Galerie și public larg

Evenimentul de la bazin este un moment excelent pentru comunitatea Swimathon București să se revadă, să schimbe idei, să susțină înotătorii din bazin și să se bucure de întâlnirea cu alți oameni care fac valuri de bine. Drept urmare, Fundația Comunitara București, organizatorul Swimathon București, încurajează prezența la eveniment a unui număr cât mai mare de susținători în tribune: înotători-fundraiseri virtuali, donatori, prietenii, colegii și familiile celor care înoată, reprezentanții proiectelor participante și beneficiarii programelor lor! Susținătorii sunt așteptați la bazin cu vuvuzele, fluiere, pancarte de susținere pictate și create de ei, baloane și orice alte dispozitive care pot încuraja cu success înotătorii din bazin!

Pentru buna desfășurare a evenimentului, accesul publicului larg (susținătorii) va fi posibil doar în tribune; semne de direcționare vor fi amplasate la fața locului și voluntarii vor putea oferi detalii de orientare. De asemenea, organizatorul va pune la dispoziție în perimetrul evenimentului, pentru toți participanții și publicul larg, o zonă de destindere în aer liber cu standuri de unde vor putea fi achiziționate mâncare și băuturi răcoritoare.

Alte considerente

Din cauza incertitudinilor timpurilor pe care le trăim și în cazul unor evenimente care depășesc capacitățile și abilitățile organizatorului, Fundația Comunitara București își rezervă dreptul de a opta pentru desfășurarea Swimathon București 2024 doar în spațiu virtual. Organizatorul va face tot ce îi stă în putere să organizeze evenimentul fizic și cu public. În caz de forță majoră, modificările aduse calendarului, formatului de eveniment sau regulamentului de participare vor fi anunțate de către organizator în cel mai scurt timp prin canalele sale oficiale și publice.